四川电影电视学院采购管理办法

 

    第一章 总　则

第一条　为进一步加强对我院招标与采购工作的管理，规范我院招标与采购活动，维护学校利益，促进采购规范高效，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条　凡使用学院资金的采购项目（不包含应急抢险的设备和工程的采购），都必须按本办法执行。

第三条　学院采购应当遵循公开、公平、公正、诚信和维护学院利益的原则。

第二章 招标与采购管理

第四条　学院成立招标与采购工作领导小组。组长由主管招标与采购工作的院领导担任，副组长由资产管理处主要负责人担任，组员由财务处、审计处、教务处、教学实验中心、后勤基建处等部门主要负责人组成。

第五条　招标与采购工作领导小组的职责

（一）对全院招标与采购工作进行统一领导、组织和协调。

（二）制订学院招标与采购工作的规定和规程。

（三）指导和督察学院招标与采购负责部门履行工作职责。

（四）确定项目采购的招标方式，授权应急抢险紧急购置和结算方式。

（五）解决学院招标与采购工作中遇到的问题。

（六）受理供应商质疑、投诉的调查处理。

第六条　计财处负责全院各类采购资金的预算安排。

第七条　根据申报采购项目的性质分教务处、后勤基建处项目申报主管部门。

（一）教务处主管申报采购项目的主要范围

1．教学、科研等各类仪器设备采购申报；

2．图书、教材等的采购申报；

3．教学信息化建设及服务项目的采购申报；

4、实验（训）仪器设备采购申报；

5、其他与教学有关的采购项目申报。

（二）后勤基建处主管申报项目的主要范围

1．建筑物、构筑物维修与改造；

2．水、电、气、安保设施、消防设施等基础设施建设及维修，道路维修；

3．校园绿化、校园景观建设及维护维修；

4．各类物资（包括家具、服装、食堂设备、后勤服务设备等）的采购；

5．各类服务（除行政、教学信息化等服务外）的采购项目申报。

6．新建基建项目的项目立项论证、环境评价、可行性论证等；

7．新建基建项目的勘探、设计、监理、各类检测等基建工程服务；

8．新建基建项目的土建、设备采购和安装、装修等工程建设。

第八条　项目主管部门主要职责

（一）负责对申购单位采购项目的初审；

（二）负责组织采购项目的前期准备工作和大型项目（10万元以上）立项论证，包括项目采购的必要性和可行性论证、采购进口仪器设备必要性论证（信息化建设项目的立项论证由信息化中心负责）；

（三）会同资产管理处与中标人（成交人）审签项目采购合同（协议），负责履行合同（协议）事项的实施和验收；

（四）完成招标与采购工作领导小组授权的其它相关工作。

第九条　资产管理处是学院集中组织实施招标与采购活动的执行机构。

其主要职责是：

1、执行学院采购管理规定，接受招标与采购工作领导小组的委托，组织实施集中采购工作；

2、协助计财处编制学院全年采购计划预算；

3、完成招标与采购工作领导小组安排的其他工作；

4、会同申购项目主管单位负责人与中标人（成交人）审签项目采购合同（协议），参与履行合同（协议）事项的实施和验收；

5、收集、保存和归档采购活动中形成的技术和商务文件等重要材料。

第十条　申购单位的主要职责是

（一）做好本单位采购项目的采购预算和采购计划的编报；

（二）负责组织本单位采购项目的立项和大型设备购置的可行性论证（申报项目可行性论证表在资产管理处网页下载）；

（三）根据采购项目的特征，拟定采购文件的技术要求和商务要求,确认学院采购文件；

（四）做好采购项目的答疑和现场勘察；

（五）参与采购项目的评审或商谈；

（六）确认中标（成交）结果，参与合同（协议）内容的审核；

（七）负责履行合同（协议）事项的实施和验收，负责项目质保期内的使用维护记录。

第三章 招标与采购工作的实施

第十一条　学院招标与采购的组织形式是学院集中采购。

第十二条　采购方式包括以下几种

（一）公开招标；

（二）邀请招标；

（三）竞争性谈判磋商；

（四）单一来源采购；

（五）询价采购；

第十三条　学院招标采购领导小组批准的公开招标，必须采用公开招标方式；没有明确采购方式的，根据采购项目的性质，可以采用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等采购方式实施采购。

第十四条　招标与采购程序

（一）编制采购预算。申购单位应向计财处申报采购预算，计财处将下年度货物（仪器设备）、工程、服务的采购支出计划金额预算表报学院董事会审批，采购按照董事会审批的年度预算执行。未列入预算的采购申请，须经学院董事会审批后才能进入采购程序。

（二）编制采购文件。各单位根据学院批准的年度采购预算及时申报采购项目。设备类采购文件应提供主要技术指标和主要商务指标；工程类采购文件应提供设计图和工程清单及预算；服务类采购文件应提供服务项目及应达到的目的。采购文件经资产管理处审核后，报学院招标采购领导小组批准。   

（三）资产管理处依据采购文件及具体采购方式组织采购。公开招标方式须在学院网页招标信息栏公告且不得少于5天；竞争性谈判或磋商、单一来源谈判采购方式应成立不得少于3人的谈判小组；询价采购不得少于3家同类供应商。招标结果、谈判结果或询价结果须报请学院分管院长批示，批示同意后方能进入合同（协议）审签程序。

第十五条　采购项目的合同（协议）由申购项目主管单位和资产管理处根据采购文件和投标文件（商谈文件）起草合同（协议），按《四川电影电视学院合同管理办法（试行）》所规定的程序审核后，学院法人书面授权资产管理处负责人或者申购部门负责人与中标人（成交人）签订正式采购合同（协议）。

第十六条　采购活动中形成的技术和商务文件等材料是重要的法律文书，资产管理处和申购单位负有收集、保存和归档的责任。重要合同（协议）每年应按时移交学院档案馆归档。采购档案保管期限按国家和学校的档案管理有关规定执行。

第四章  入库与验收

第十七条  采购物资及设备能入库的尽量入库，不能入库的实行现场验收或具有相关资质的检测检验机构出具检测检验验收报告。

第十八条  供应商货到后，按照学院入库登记流程办理验收入库登记手续。

第十九条   现场验收应成立验收小组，成员包括资产管理处负责人、项目主管部门及申购单位负责人、计财处负责人等，成员不得少于3人。验收小组应按照合同（协议）约定的技术参数或者工程设计施工图和竣工图进行验收，验收后认真填写验收报告（单）。

第二十条  凡是必须达到国家和当地政府强制标准的，按照委托国家和当地政府指定的检测检验机构出具验收合格备案报告，作为验收合格依据。

第二十一条 登记和付款：资产管理处处领导审签发票、合同、验收单（三项齐全），在资产管理处办理入账建卡手续。经办人凭资产管理处处长签字的报账单、发票、合同、验收单、资产登记卡片（五项齐全），到计财处办理付款手续。

第五章   工作责任与纪律

第二十二条　凡学院的采购项目必须按照本办法的规定采购，否则，学院不予办理付款和结算手续，并将追究有关责任人的责任。

第二十三条　在采购工作中严禁下列行为

（一）参与学院招标采购的负责人及工作人员利用职务擅自决定中标人（成交人）或同意中标人（成交人）将中标（成交）项目转包他人；

（二）明招暗定、泄露标底以及与采购活动有关的情况和资料；

（三）私下接触供应商，接受供应商的宴请，收受供应商的礼品礼金，与供应商串通损害学院利益；

（四）其他影响采购工作，损害学校利益的行为。

第二十四条　申购单位和资产管理处有下列情形之一的，责令限期改正，给予警告，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，由学院给予处罚，并予通报。

（一）未按照规定编制采购预算和采购计划，未经批准或授权擅自采购的；

（二）以其他任何方式规避学院集中采购的；

（三）以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的，与供应商恶意串通的；

（四）未按照采购文件确定的事项签订采购合同的；

（五）擅自变更、中止或者终止采购合同，未按照规定对供应商履约情况进行验收；

（六）采购过程中接受贿赂或者获取其他不正当利益的；

（七）在监督检查中提供虚假情况的；

第六章　　附 则

第二十五条　本办法是我校招标与采购活动的基本规定，未尽事宜以学院董事会审定为准。

第二十六条　本办法自发布之日起执行。

第二十七条　本办法由学院招采工作领导小组负责解释。